DSGVO-konform · Made in Germany

Pflege digital.
Einfach.
Professionell.

CareFlow ist die All-in-One-Plattform für Tagespflegeeinrichtungen und ambulante Pflegedienste. Klientenverwaltung, Tourenplanung, Dokumentation und Abrechnung – alles in einer sicheren Anwendung.

14 Tage kostenlos testen Features entdecken
Keine Kreditkarte Keine Einrichtungsgebühr Jederzeit kündbar
Dashboard
Klienten
Touren
48
Klienten aktiv
6
Touren heute
97%
Anwesenheit
Heute anwesend
GH
Gerda Hoffmann
Pflegegrad 3 · Tagespflege
anwesend
EK
Ernst Klein
Pflegegrad 2 · Häusl. Betreuung
anwesend
HM
Hildegard Mayer
Pflegegrad 4 · Tagespflege
anwesend
RM
Rudolf Müller
Pflegegrad 3 · Häusl. Betreuung
anwesend
AF
Anna Fischer
Pflegegrad 2 · Tagespflege
anwesend
BL
Bruno Lang
Pflegegrad 5 · Häusl. Betreuung
anwesend
500+
Pflegeeinrichtungen
48.000+
Klienten verwaltet
2,4 Mio.
Pflegeberichte digital
99,9%
Verfügbarkeit (SLA)

Zertifiziert und vertraut von

ISO 27001 DSGVO-KONFORM HOSTED IN GERMANY SGB XI EDIFACT
Funktionen

Alles, was Ihre Einrichtung braucht

Von der Klientenaufnahme bis zur Kassenabrechnung — CareFlow deckt jeden Schritt des Pflegealltags ab.

Tagespflege-Management

Vollständige Klientenverwaltung mit Pflegegraden, Stammblatt, Kontakten, Fotos und Gesundheitsdaten. Anwesenheit und Abwesenheit mit einem Klick erfassen.

Pflegegrade 1–5 Anwesenheitsliste Kontaktmanagement Stammdaten
Häusliche Betreuung

Ambulante Pflegeeinsätze planen, Dienstleistungen zuweisen und Zeiterfassung mit automatischer Stundenberechnung. Wiederkehrende Besuchsvorlagen für jeden Klienten.

Besuchsplanung Zeiterfassung Dienstleistungen Unterschriften
Intelligente Tourenplanung

Automatische Routenoptimierung per Nearest-Neighbour-Algorithmus. Haltepunkte per Drag & Drop sortieren, Fahrer zuweisen und den Tagesverlauf in Echtzeit verfolgen.

Routenoptimierung GPS-Koordinaten Fahrzeugverwaltung Live-Status
Pflegedokumentation

Strukturierte Pflegeberichte mit Vitalzeichen, Schmerzskala, Stimmung, Ernährungsprotokoll und Medikamentenvergabe. Arzt- und Familienmeldungen direkt im Bericht.

Vitalzeichen Schmerzskala Medikamente Dokumente
Abrechnung & Export

Rechnungen mit Positionen erstellen, PDF-Export mit Ihrer Briefkopfgestaltung. EDIFACT INVOIC D96A, CSV und XML-Export für alle Krankenkassen nach SGB XI.

EDIFACT SGB XI PDF-Rechnungen CSV/XML-Export Zahlungsverfolgung
Sicherheit & DSGVO

Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP), unveränderlicher Audit-Trail, Datenverschlüsselung (AES-256), Server in Deutschland. Datenexport und Löschung nach Art. 17/20 DSGVO.

2FA TOTP Audit-Protokoll AES-256 Server in DE
Pflegebericht – Anna Fischer
Grundlagen Vitalzeichen Ernährung Nachverfolgung
Blutdruck
120/80
Puls
72 bpm
Temp.
36.8 °C
Gewicht
68 kg
O2-Sätt.
98 %
Blutzucker
105 mg/dl
Schmerzskala
Schmerzstärke: 2 / 10
Pflegedokumentation

Strukturiert. Vollständig. Nachweissicher.

Pflegeberichte sind mehr als Text. CareFlow strukturiert jeden Bericht in klare Abschnitte — damit nichts vergessen wird und Prüfer alles auf Anhieb finden.

  • Vitalzeichen-Protokoll — Blutdruck, Puls, Temperatur, Gewicht, Blutzucker, O2-Sättigung strukturiert erfassen
  • Schmerzskala & Stimmung — visueller Schieberegler 0–10 und Emoji-Skala für Wohlbefinden
  • Ernährungsprotokoll — Frühstück, Mittag, Abendessen und Flüssigkeitsmenge mit Fortschrittsanzeige
  • Meldungsflags — Arzt informiert, Krankenhauseinweisung, Familienbenachrichtigung mit einem Klick
  • Dokumente — Pflegeberichte, Atteste, Einwilligungen sicher hochladen (PDF, JPG, DOCX bis 20 MB)
Tourenplanung

Routen, die sich von selbst optimieren.

Schluss mit dem manuellen Hin- und Herschreiben. CareFlow berechnet automatisch die kürzeste Route für Ihre Fahrtendienste — und passt sich in Echtzeit an Änderungen an.

  • Automatische Routenoptimierung — Nearest-Neighbour-Algorithmus berechnet die effizienteste Fahrtfolge
  • Drag & Drop — Haltepunkte manuell anpassen, Reihenfolge mit der Maus ändern
  • Live-Tracking — Fahrer aktualisieren ihren Status per Smartphone, Disponenten sehen alles in Echtzeit
  • Digitale Unterschrift — Klienten unterschreiben direkt auf dem Tablet (HTML5 Canvas, Touch-Support)
  • Fahrzeugverwaltung — Rollstuhlplätze, TÜV-Fristen, Kennzeichen und Kraftstofftypen im Blick
Tour: Morgenfahrt A – 07:00 Uhr Unterwegs
✓
Gerda Hoffmann
Ankunft 07:14 · Abfahrt 07:28
Erledigt
→
Ernst Klein · aktiv
Geplant 07:35 · Musterstr. 12
Angekommen
3
Hildegard Mayer
Geplant 07:55 · Birkenweg 4
Geplant
4
Rudolf Müller
Geplant 08:15 · Lindenallee 7
Geplant
5
Anna Fischer
Geplant 08:30 · Rosenweg 22
Geplant
RECHNUNG
#2025-0142
Bezahlt
Pflegesachleistungen (§36) 487.50€
Fahrtkosten 40.00€
Betreuungsleistungen (§45b) 119.20€
Netto541,23 €
MwSt. 0%0,00 €
Gesamt541,23 €
PDF
EDIFACT
XML
Abrechnung

Von der Leistung zur Kassenabrechnung in Minuten.

CareFlow erstellt rechtssichere Rechnungen und exportiert sie in allen Formaten, die Pflegekassen akzeptieren — ohne Nacharbeit, ohne Übertragungsfehler.

  • EDIFACT INVOIC D96A — vollständiger SGB XI Kassenaustausch nach Datenannahmestellen-Standard
  • PDF-Rechnungen — professionelles Layout mit Ihrem Briefkopf, automatisch generiert
  • CSV & XML Export — für alle Buchhaltungsprogramme (DATEV, Lexware, SAP)
  • Zahlungsverfolgung — Teilzahlungen, offene Posten, Zahlungseingang markieren
  • Automatischer Mahnlauf — überfällige Rechnungen werden täglich geprüft und markiert
Einstieg

In 3 Schritten startklar

Keine IT-Abteilung nötig. Keine Installation. Einfach registrieren und loslegen.

Einrichtung anlegen

Geben Sie den Namen Ihrer Einrichtung ein und wählen Sie einen Plan. In 60 Sekunden ist Ihre persönliche Umgebung fertig — inkl. eigenem Subdomain und vollständiger Datentrennung.

Team & Klienten eintragen

Laden Sie Ihre Mitarbeiter per E-Mail ein und legen Sie Klienten mit Pflegegrad, Kontakten und Gesundheitsdaten an. Importieren Sie bestehende Daten aus Excel oder CSV.

Täglich arbeiten & abrechnen

Anwesenheiten erfassen, Touren planen, Pflegeberichte schreiben und Rechnungen mit einem Klick an die Kasse übermitteln. Alles digital, alles sicher, alles nachweisbar.

Preise

Transparente Preise. Keine Überraschungen.

Starten Sie kostenlos. Upgraden Sie, wenn Ihre Einrichtung wächst.

Starter

€89 €890 /Monat /Jahr
bei jährlicher Zahlung · 14 Tage kostenlos
14 Tage kostenlos testen

Perfekt für kleine Tagespflegeeinrichtungen

  • 25 Klienten
  • 5 Nutzer-Accounts
  • 2 GB Speicher
  • Tagespflege-Verwaltung
  • Häusliche Betreuung
  • Pflegedokumentation
  • Medikamentenverwaltung
  • Abrechnung & EDIFACT
  • Krankenkassen-Export
  • Routenoptimierung
  • Digitale Unterschriften
  • Berichte & Statistiken
  • Mobile App (PWA)
  • E-Mail-Einladungen
  • 2-Faktor-Authentifizierung
  • Audit-Protokoll
  • REST API-Zugang
  • Individuelles Branding
  • Priority-Support
14 Tage kostenlos starten →

Professional

Empfohlen
€189 €1890 /Monat /Jahr
bei jährlicher Zahlung · 14 Tage kostenlos
14 Tage kostenlos testen

Vollständige Lösung für Tagespflege + häusliche Betreuung

  • 100 Klienten
  • 15 Nutzer-Accounts
  • 10 GB Speicher
  • Tagespflege-Verwaltung
  • Häusliche Betreuung
  • Pflegedokumentation
  • Medikamentenverwaltung
  • Abrechnung & EDIFACT
  • Krankenkassen-Export
  • Routenoptimierung
  • Digitale Unterschriften
  • Berichte & Statistiken
  • Mobile App (PWA)
  • E-Mail-Einladungen
  • 2-Faktor-Authentifizierung
  • Audit-Protokoll
  • REST API-Zugang
  • Individuelles Branding
  • Priority-Support
14 Tage kostenlos starten →

Enterprise

Auf Anfrage
Individuelle Konditionen für Träger & Verbünde

Unbegrenzte Nutzung + Krankenkassen-Abrechnung + Priority-Support

  • 999 Klienten
  • 50 Nutzer-Accounts
  • 100 GB Speicher
  • Tagespflege-Verwaltung
  • Häusliche Betreuung
  • Pflegedokumentation
  • Medikamentenverwaltung
  • Abrechnung & EDIFACT
  • Krankenkassen-Export
  • Routenoptimierung
  • Digitale Unterschriften
  • Berichte & Statistiken
  • Mobile App (PWA)
  • E-Mail-Einladungen
  • 2-Faktor-Authentifizierung
  • Audit-Protokoll
  • REST API-Zugang
  • Individuelles Branding
  • Priority-Support
30 Tage kostenlos starten →

Für Verbände und Träger mit mehr als 5 Einrichtungen: Individuelles Angebot anfragen

Sicherheit & Compliance

Entwickelt für den deutschen Pflegemarkt.

Gesundheitsdaten sind das Sensibelste, was es gibt. CareFlow wurde von Grund auf für die Anforderungen des deutschen Pflegemarktes entwickelt.

DSGVO Art. 17 & 20
Recht auf Löschung und Datenexport per Knopfdruck
Server in Deutschland
Alle Daten auf ISO-27001-zertifizierten deutschen Rechenzentren
AES-256 Verschlüsselung
Ruhende und übertragene Daten vollständig verschlüsselt
Audit-Trail
Unveränderliches Protokoll aller Aktionen für MDK-Prüfungen
2-Faktor-Authentifizierung
Pflicht für Admin-Rollen — TOTP per App (Authy/Google Auth)
SGB XI EDIFACT
Vollständige Umsetzung des Kassenstandards D96A
Häufige Fragen

Ihre Fragen. Unsere Antworten.

Nein. CareFlow ist eine vollständig cloud-basierte Software. Sie brauchen nur einen Browser — Chrome, Firefox, Edge oder Safari. Keine Installation, keine Updates, keine IT-Abteilung. Läuft auch auf Tablets und Smartphones.

Ja. Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert. Wir bieten einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO, einen vollständigen Datenexport (Art. 20) und die Möglichkeit zur sicheren Datenlöschung (Art. 17). Der unveränderliche Audit-Trail dokumentiert jeden Zugriff auf Patientendaten.

CareFlow erzeugt vollständige EDIFACT INVOIC D96A-Dateien nach dem SGB XI-Standard. Sie wählen den Abrechnungszeitraum, klicken auf „Export erstellen" — und laden die fertige Datei herunter. Diese können Sie direkt an die Datenannahmestelle Ihrer Pflegekasse übermitteln. Unterstützt werden auch CSV- und XML-Formate für Buchhaltungsprogramme wie DATEV oder Lexware.

Ja. CareFlow unterstützt den Import von Klientendaten aus Excel/CSV. Für komplexe Migrationen von anderen Pflegesoftware-Systemen bieten wir auf Enterprise-Ebene einen kostenlosen Migrations-Service an. Sprechen Sie uns an: migrationen@careflow.de

Sie können Ihre gesamten Daten jederzeit als JSON-Export herunterladen. Nach Kündigung bleiben Ihre Daten noch 30 Tage verfügbar, dann werden sie vollständig und unwiderruflich gelöscht. Auf Wunsch erhalten Sie eine Löschbestätigung nach Art. 17 DSGVO.

Starter und Professional erhalten Support per E-Mail mit garantierter Antwort innerhalb von 24 Stunden (Werktage). Enterprise-Kunden erhalten Priority-Support mit 4-Stunden-SLA und einem dedizierten Ansprechpartner. Alle Kunden haben Zugang zur Wissensdatenbank und zu Videotutorials.
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